Creación de una presentación comercial con Prezi

1. Introdución

En este módulo vamos a  usar Prezi para crear una presentación comercial, que bien puede ser acerca de determinado producto, un evento, una empresa, etc

Aunque estemos hablando de una presentación comercial la misma no debe ser aburrida, llena de texto y de imágenes que no nos muestren nada o gráficos que no somos capaces de interpretar. No debemos de entender la presentación como un mero conjunto de diapositivas que van pasando sucesivamente sino como una historia que contar a nuestra audiencia. Para realizar esto no debemos de intentar crear la historia que vamos a contar y diseñar la presentación al mismo tiempo, es mejor ir paso a paso y focalizarnos en cada una de las fases que vamos a utilizar para la creación de nuestra presentación:

• La definición de nuestra estrategia.
• Temas, título y contenido de la presentación.
• La historia y el guión gráfico.
• Diseño y creación de la presentación

2. La definición de nuestra estrategia

La primera fase para la preparación de nuestra presentación va a comenzar definiendo cual va a ser la estrategia que seguiremos para la presentación, para definir dicha estrategia comenzaremos poniendo en una libreta, una hoja de papel, cualquier procesador de textos los tres conceptos que nos servirán para definir la estrategia, el Objetivo, el mensaje y el Publico.

Objetivo: Definiremos lo que queremos lograr con la presentación, una o dos frases tendrán que ser suficientes para que podamos definir el objetivo. Debemos describir el objetivo de una forma específica y evitar en lo posible utilizar objetivos genéricos como presentar mi empresa, lo que realmente querrás será vender algún servicio o producto a la audiencia. Si queremos presentar algún producto quizá el objetivo no sea solo la presentación de dicho producto si no de alguna de sus características, por ejemplo el móvil más rápido del mercado.

Los objetivos deben de ser alcanzables, no debemos marcarnos objetivos inalcanzables que puedan frustrar nuestras expectativas, el que alcancemos los objetivos que nos hemos marcado mediara el éxito de nuestra presentación.

Mensaje: Como mensaje debemos de pensar en que es lo que queremos que la audiencia recuerde de nuestra presentación.

Público: En este apartado definiremos a quien queremos dirigir nuestra presentación. Cual será nuestro público objetivo. Deberemos definir la edad, nivel social, país o países a los que nos queremos dirigir. Son seguidores nuestros, o desconocen nuestra empresa y nuestros productos. Cuanta más información tengamos acerca de nuestra audiencia más podremos personalizar el mensaje sobre la misma.

Otro de los apartados que demos de tener en cuenta al hablar de la audiencia es como vamos a realizar la presentación, ante una audiencia en directo, un pequeño grupo de personas o un gran auditorio, la vamos a difundir a través de las redes sociales, va a estar insertada en una página web.

Nosotros para que os sirva de ejemplo hemos creado la estrategia para la presentación de un Evento, en este caso el 1er Torneo de Rugby veteranos Movember.

3. Temas y título de la presentación.

En esta siguiente fase de nuestra presentación  vamos a comenzar definiendo el contenido de la misma. Para realizarlo utilizaremos el método de la lluvia de ideas (en el segundo módulo ya hemos visto como realizar una presentación a partir de una lluvia de ideas) para realizar la misma, podemos utilizar desde una simple servilleta o las notas adhesivas post-it, a cualquier herramienta 2.0 que nos sirva para ello, en nuestro caso como no puede ser de otra forma utilizaremos el mismos Prezi para la realización de la lluvia de ideas.

A la hora de realizar la lluvia de ideas debemos de tener presente la estrategia que hemos diseñado en la fase anterior, que objetivo queremos alcanzar, el mensaje que queremos transmitir y la audiencia a la que queremos llevar. La lluvia de ideas es un proceso que requiere su tiempo y no debemos cesar en el misma hasta que estemos satisfechos con el trabajo realizado, podemos descansar y volver más tarde sobre la misma, cuanto más y mejores ideas plasmemos en la misma más sencillo y mejor resultado tendremos en el desarrollo de nuestra presentación

Todas las palabras que nos vayan surgiendo las incluiremos en la lluvia de ideas por irrelevantes que nos parezcan,  ya llegara el momento de descartar las que no nos sirvan, sobre las nuevas palabras que nos vayan apareciendo también podremos realizar nuevas lluvias de ideas esto nos irá ampliando la visión del contenido que podremos desarrollar en nuestra presentación así como hará surgir nuevas ideas creativas.

Durante la creación de nuestra lluvia de ideas es recomendable que también creemos en nuestro ordenador una carpeta en la que ya vayamos incluyendo todos los recursos, imágenes, vídeos, símbolos que creamos nos pueden ser útiles a la hora de realizar la presentación al igual que en la lluvia de ideas, es mejor incluir algún elemento que después no utilicemos que no incluirlo y después gastar un tiempo extra en volver a encontrarlo.

En nuestro caso os dejamos con la lluvia de ideas que hemos realizado para la presentación del torneo donde nos hemos centrado en dos ideas el Rugby y Movember.

Una vez hemos finalizado nuestra lluvia de ideas (aunque hayamos finalizado el proceso de la lluvia de ideas, en el transcurso de creación de nuestra presentación siempre podemos añadir nuevas ideas a la misma) comenzaremos a elegir los temas y el título de nuestra presentación, para ello podemos coger un papel o cualquier herramienta que nos sirva para ello y definiremos el título y los temas y subtemas de nuestra presentación, el número de temas no debe ser muy amplio entre dos y cinco deberían de ser suficientes.

Es importante definir un buen título para nuestra presentación, dicho título puede ser que no sea utilizado en la misma,  pero será sobre todo si la difusión se va a realizar a través de las redes sociales debemos buscar un título atrayente y que nos dé una idea de lo que vamos a encontrar dentro de la presentación. Dentro de las presentaciones de Prezi también tenemos un espacio donde podremos poner una breve descripción de la misma.

Para definir los temas y subtemas que vamos a tratar en nuestra presentación, elegiremos las palabras más significativas de la lluvia de ideas. Estas palabras claves serán  los temas de nuestra presentación.  Debemos fijarnos un número de temas pequeño esto nos obligara a centrarnos en los temas que realmente serán importantes en nuestra lluvia de ideas. 

4. La historia y el guión gráfico

En esta tercera fase del proceso de creación de nuestra presentación veremos cómo crear una historia entorno a los temas que hemos seleccionado en la fase anterior y plasmar la misma en un guión gráfico.

Antes de crear la historia de nuestra presentación buscaremos una idea sobre la que desarrollar la misma, este es uno de los procesos más creativos y aunque no todos tenemos el mismo grado de creatividad, os daremos algunas pistas en las que podréis fijaros para que os surja la inspiración

• Podemos  inspirándonos visualizando otras presentaciones  que podemos encontrar a través de la sección Explora en Prezi. Podemos utilizar palabras en la búsqueda de los temas de nuestra presentación, si además en la búsqueda marcamos la casilla buscar solo Prezis reutilizables dichas presentaciones nos podrán servir como plantilla.
• La búsqueda de imágenes relacionadas con los temas a través de buscadores como Google también nos puede servir de inspiración.
• En Pinterest u otros bancos de imágenes también podremos encontrar material interesante para nuestra presentación.

Si aun así no encontramos nuestra idea creativa podremos primero escribir nuestra historia y volver después sobre este pasó.

Lo siguiente será escribir la historia que queremos contar, la deberemos desarrollar de una forma simple, a la hora de escribir nuestra historia podemos dividirla en diferentes partes, ya que es más sencillo escribir pequeñas historias que realizar el desarrollo de una gran historia. En nuestro caso hemos dividido nuestra historia en

• Introducción.
• Valores de Rugby y Movember.
• Formas de Colaboración.

El último paso de esta fase será pasar nuestra historia a un guión gráfico.  El guión gráfico que vamos a crear va a ser únicamente para nosotros por lo que no hace falta que seamos unos excelentes dibujantes, sino lo importantes será que el mismo nos dé una ideas visual de lo que será nuestra presentación.

Para la realización del guión gráfico podemos utilizar diversas herramientas, pero nosotros lo haremos con el propio Prezi, después lo descargaremos como pdf, lo imprimiremos y realizaremos  los dibujos a mano. Para la realización del mismo dibujaremos nueve rectángulos y dejaremos debajo de los mismos un espacio para insertar algún texto.

Si vas a utilizar más de una página para la realización del guión gráfico no te olvides de numerar cada una de ellas. A continuación te dejaremos algunos consejos que te pueden ayudar en la realización de guión gráfico (storyboard).

• Haz los dibujos de una forma sencilla, no necesitamos que sean una obra de arte.
• Puedes usar palabra dentro del guión gráfico.
• No hace falta dibujar todos los detalles, por ejemplo no hace falte que dibujemos el logo, bastara dibujar un figura y poner que es el logo.
• Podemos utilizar símbolos entre las rectángulos para indicar el paso de una vista a otra, zoom con una lupa, una flecha indicando hacia donde ira el movimiento.
• Para especificar alguna particularidad tenemos la zona del texto, explícalo en unas pocas palabras.

Finalmente te deberá quedar un guión grafico como el que vemos a continuación.

5. Diseño y creación de la presentación.

En esta última fase comenzaremos averiguando si tenemos algún logotipo que incluir en la presentación, los colores y las fuentes que debemos de usar. Deberemos saber si tenemos que utilizar alguna guía de estilo corporativo y si dicha guía la debemos de usar de un modo estricto o podemos tomarnos alguna licencia.

En Prezi podemos encontrar un número muy limitado de fuentes para poder incluir en nuestras presentaciones, pero siempre podremos utilizar el truco de realizar los textos en otra aplicación como puede ser Photoshop, Illustrator o cualquier otro programa que nos permita exportar un texto en formato .png conservando el fondo transparente y añadir dicho texto a nuestra presentación como si fuera una imagen.

Con los logos también debemos asegurarnos que sean lo suficientemente grandes y que al insertarlos en nuestra Prezi no se presenten pixelados.

Una vez que tenemos todo este trabajo realizado será el momento en el que trabajaremos con Prezi para crear nuestra presentación.

Iremos colocando todos los elementos en la misma de acuerdo con el guión que establecimos en la fase anterior, podremos agrupar elementos y crear marcos con las vistas que necesitemos para nuestra presentación. Para la fase final dejaremos el establecer la ruta con los diferentes pasos de ruta a través de los marcos o los elementos que hayamos elegido como paso de ruta, también será el momento de si queremos que algún elemento aparezca mediante una animación aplicársela en el paso de ruta correspondiente. Podemos ir previsualizando la presentación para ir detectando los fallos y corrigiendo los errores que nos aparezcan en la misma.

Nosotros como ejemplo os dejamos la presentación del I Torneo de Rugby Veteranos Movember Vigo, que hemos realizado mediante Prezi.

http://prezi.com/argtx48xbzph/i-torneo-de-rugby-veteranos-movember/

6. Presentación Finalizada